国家博物馆的选址搜寻和选择过程没有明确的时间表(即从4月开始至10月结束)。整个网站搜索和选择过程可能需要三个月到一年的时间。场地合同要提前5到7年敲定。
- 根据过去的地点和公认的地理位置轮换(东部、中部、西部和重复)选择特定的地区。
- 然后，通过适当的全国销售联系人和/或会议和游客局，将提案请求定向到足以容纳NCA规模的会议的大都市地区。
- 检讨建议书的项目包括但不限于:
- 房费
- 如果使用多个场地，则场地应接近
- 会议空间的布局/可达性
- 城市内区域的位置/安全
- 场地价格(餐饮、视听等)
- 合同项目(打折房间、升级、返利等)
- 环保/环保措施的水平
- 城市的吸引力，酒店外娱乐/餐饮场所的可步行性
- 航空旅行的效率和成本
- 交通便利，成本高，有公共交通选择
- 基于上述因素，我们创建了一个简短的网站列表。高级管理层进行实地考察，以评估上述项目。
- 候选地点名单也被送交公约成员工作委员会进一步审查和反馈。为公约成员工作委员会编写统一的提案摘要，概述重要项目，包括但不限于:
- 致力于机会平等、多样性和反歧视
- 工作条件
- 环保措施
- 儿童保育和儿童友好环境
- ADA实践与可及性
- 地方或州一级的最低生活工资立法
- 保护公民权利的地方或州一级立法，不论其性别身份以及对同性婚姻和/或民事结合的承认
- 根据公约成员工作委员会审查和实地考察的结果，最后的地点建议提交执行主任批准。
会议选址常见问题
会议酒店合同提前多久签署?合同签署后更改地点涉及什么?
对于NCA这样规模的大会，合同通常要在大会召开前5到7年签署。由于酒店数量有限，需要的空间数量有限，加上来自其他客户的竞争，需要这个交货期。酒店的合同包括取消的巨额罚款(随着会议日期的临近，罚款会逐渐增加)。这在酒店业务中是标准的，通常是合同中除了边际住宿取消金额和/或使用的公式之外不能协商的一部分。由于在活动临近日期时，取消活动的费用可达100多万美元，因此取消活动可能会给组织带来严重的经济损失。
即使一个组织找到了避免取消费用的方法，在短时间内为NCA这样规模的会议找到另一个地点的可能性也是极低的。如上所述，能够支持NCA这样规模的团体的地点相对较少，如果没有多年的预先规划，很少有可用的地点。如果一个组织取消了酒店合同，并且无法找到替代地点，那么大会可能就不得不取消，这将导致该组织成员失去一项重要的资源，并给该组织带来重大的收入损失。例如，NCA大约25%的运营预算依赖于会议收入。
在会议酒店预订一间房是什么意思?
一个房间区是一个组织承诺在酒店中填充的客房数量，以换取降低的客房价格(从常规定价的“架子”价格)，用于会议参与者、会议空间分配、食品和饮料的最低价格，以及其他合同项目。虽然会议参与者的客房价格的降低部分是基于酒店从会议中预期的其他收入的计算(例如，会议空间需求，食品和饮料)，但推动价格的主要因素是组织可以保证的房间面积。
当与会者在另一家酒店或NCA房间区以外预订房间时，协会不会获得该房间的积分。如果一个组织未能满足其签订的房间组条款，它将为未填满的房间承担自付财务责任。没有填满房间也会影响未来与酒店的谈判，因为一个组织的“取房”历史通常是酒店开始制定建议的起点。
为什么会议旅馆的资源(例如餐饮、视听设备)经常如此昂贵?
大多数酒店要求会议活动使用内部服务提供食物、AV等，因此团体受到酒店价格的限制。由于当地经济的不同，这些资源的成本在不同的城市之间差别很大。此外，这些资源的成本因物业而异，主要的区别因素是工会化的物业往往收取更高的费用。